چارت های سازمانی

در سازمان های بزرگ هر کارمندی وظایف مشخص دارد و موقعیت و مسئولیت افراد کاملا مشخص است،و تعداد کارمندان بسیار زیاد است و اگر کارمند جدیدی استخدام شود و یا کسی وارد سازمان شود امکان این وجود ندارد که فردی وقت بگذارد و کارمندان قدیمی سازمان را به کارمند جدید معرفی کند.

به همین دلیل سازمان ها از نمودار یا چارت های سازمانی استفاده می کنند که در ادامه مقاله به تعریف چارت های سازمانی یا فلوچارت سازمانی ،مزایای آن و همچنین بررسی انواع چارت های سازمانی و مزایا و معایب هر کدام میپردازیم.

چارت های سازمانی چیست؟

فلوچارت های سازمانی یا چارت سازمانی نمایش گرافیکی از ساختار سازمان است که موقعیت‌‏­های شغلی افراد ،ساختار و روابط را در سازمان مشخص می کند و به اجرای فرآیند‏های کسب‌­و­کار سازمان نظم می‌بخشد.

سازمان­‌ها با استفاده از این چارت­‌های اداری، ساختارهایی را به وجود می­‌آورند تا فعالیت‌های کارمندان بخش های مختلف را هماهنگ کنند و بتوانند کارهای اعضا سازمان  را کنترل کنند.

 چارت های سازمانی یا نمودار سلسه مراتبی ، تعیین کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در یک سازمان یا اداره وجود دارد و به نوعی حوزه  کنترل مدیران را نیز مشخص می­‌کند.

در واقع ، چارت‌ های سازمانی روابط و رده‌های مربوط به موقعیت‌های شغلی در سازمان را نشان می­‌دهد، به این صورت که نام و عنوان کارمند و موقعیت‌های شغلی در کادرها یا دایره‌ها رسم می­‌شوند و خطوط ارتباطی آنها با کارکنان و بخش‌های دیگر به نمایش در می­‌آید.

با نگاه کلی به فلوچارت های سازمانی شناخت کاملی از سازمان و جایگاه و وظایف هر یک از کارمند پیدا کرد.

مزایای استفاده از چارت های سازمانی

در زیر به بررسی برخی از مزایای استفاده از فلوچارت های سازمانی میپردازیم.

کمک به مدیریت بهتر وظایف کارمندان

اگر یک چارت سازمانی اصولی ، طراحی شود، به مدیران کمک می‌کند که وظایف و کار کارمندان خود را زیر نظر داشته باشند و هم‌­چنین بتوانند برای آنها وظایف دیگری پیش‌بینی کنند و نحوه کار توسط کارمندان را مشاهده کنند. این مزیت بیشتر برای مدیرانی اهمیت دارد که تعداد زیادی کارمند دارند و می‌خواهند همزمان بر همه آنها نظارت کنند.

نوسازی و تجدید ساختار سازمان

وقتی یک شرکت شروع به کار می کنددر مسیر رشد و پیشرفت تغیرات زیادی برای شرکت به وجود می آید زیرا شرکت ها وارد چرخه‌های جدیدی در فرآیند رشد خود می‌شوند، فرآیندهای مانند  نوسازی و تجدید ساختار.

در واقع با پیشرفت کار سازمان ، تخصص و مهارت کارمندان مشخص خواهد شد که با توجه به آن،آنها را به بخش های دیگر سازمان منتقل کرد تا روند رشد شرکت و سازمان تسریع شود.

به دلیل اینکه که چارت های سازمانی دارای اطلاعات دقیقی درباره‌ی توانایی‌های هر کارمند است، انجام این کار آسان می شود.

برنامه‌ریزی راحت و دقیق

به دلیل اینکه چارت های سازمانی به شما این امکان را می­‌دهد که فقط در  چند دقیقه تصویری از ساختار سازمان را داشته باشید، به راحتی می‌توانید برای آینده شرکت برنامه ‌ریزی‌ کنید.

تلاش برای یک هدف مشترک

موفقیت در یک کار تیمی زمانی به دست می آید  که همه افراد گروه، همراه با یکدیگر برای رسیدن به هدف تلاش کنند و فرهنگ سازمانی داشته باشند. در واقع آنها باید با هم کار کنند و مطمئن شوند که تلاش‌هایشان در جهت موردنظر انجام می‌شود. در واقع میتوان گفت از مهم‌ترین عواملی که در محبوبیت چارت­ های سازمانی اثرگذار است، همین هدف‌گذاری موثر است.  

کمک به آشنایی کارمندان جدید با دیگر افراد سازمان

چارت سازمانی به کارمندان جدید کمک می­‌کند تا سریع­‌تر با افرادی که در دیگر بخش­‌ها مشغول به کار هستند، آشنا شوند.

افزایش میزان تعامل با کارمندان دور کار سازمان

این روزها یکی از مواردی که بسیاری از شرکت­‌ها با آن روبه‌­رو هستند، همکاری با افرادی است که بدون حضور در شرکت به انجام کار های سازمان کمک می­‌کنند و به اصطلاح دور کار هستند.

در واقع حضور فیزیکی افراد دورکار در شرکت، به چند بار در ماه یا سال محدود می‌شود و طبیعی است که کارمندان دورکار نتوانند به اندازه کافی با دیگر کارمندان شرکت که حاضر در شرکت هستند ارتباط برقرار کنند. بنابراین چارت سازمانی در این مورد اهمیت زیادی دارد.

افزایش ساعت کار مفید کارمندان

بسیاری از کارمندان در سازمان های بزرگ ، ساعات زیادی از زمان کاری خود را در حال جستجو برای افراد و اطلاعات مختلف درباره آنها هستند تا از اشتباهاتی که ممکن است به وجود بیاید پیشگیری کنند.

وقتی چارت سازمانی تهیه شود، کارمندان سازمان می­‌توانند خیلی سریع به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کنند. با این کار زمان تلف شده برای جستجوی اطلاعات کاهش پیدا می‌کند.

افزایش رضایت کارمندان

اگر فکر می­‌کنید تنها عامل موثر بر میزان رضایت شغلی کارمندان ، مقدار درآمد آنها است، سخت در اشتباه هستید.یکی از مهم‌ترین عوامل در کنار میزان درآمد؛ ارتباطات سالم در سازمان است به دلیل اینکه محیط کار بستری است که تعداد بالایی از افراد در آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند.

بنابراین این مدیران اجرایی می‌توانند با فراهم کردن پلتفرم مناسب برای برقراری ارتباط موثر، تاثیر بزرگی بر سلامت روانی و نهایتاً افزایش احساس رضایت شغلی کارمندان داشته باشند. چارت‌های سازمانی نیز به برقراری این ارتباط موثر و سالم کمک می­‌کنند.

نکات مفید برای ایجاد یک نمودار سازمانی خیره کننده

اگر می‌خواهید با ایجاد نمودارهای سازمانی جذاب مخاطبان خود را تحت تأثیر قرار دهید، نکات زیر را دنبال کنید:

• کل نمودار را در یک صفحه نگه دارید. اگر چندین صفحه را شامل شود، ممکن است بر جریان کلی آن تأثیر بگذارد.
• گروه‌ها را با دقت بسازید و آنها را به هم ارتباط دهید.
• یک شکل قالب بندی را در کل نمودار و در همه سطوح حفظ کنید.
• به همۀ جعبه‌ها و گروه‌ها به طور مساوی فاصله دهید.
• عنوان شغلی فرد را قید کنید.
• برای به تصویر کشیدن اختلاف جریان یا روابط از هر دو خط جامد و نقطه چین استفاده کنید.
• اگر از ابزاری استفاده می‌کنید، همیشه می‌توانید نمودارها را پیوند دهید یا پیوندهای جدیدی را نیز اضافه کنید.
• افرادی که در یک سلسله مراتب  یکسانی هستند را در سطح یکنواختی نگه دارید تا از بروز هرگونه سردرگمی جلوگیری شود.

کلام آخر ما مطمئن هستیم که پس از خواندن این راهنما، می‌توانید اطلاعات بیشتری در مورد چارت های سازمانی و اهمیت آن کسب کنید.

همچنین می‌توانید یاد بگیرید که چگونه یک نمودار و چارت های سازمانی حرفه‌ای تهیه کنید. اگر می‌خواهید در هنگام تهیه یک چارت حرفه‌ای سازمان ، در وقت و منابع خود صرفه جویی کنید، از یک ابزار یا نرم افزار اختصاصی استفاده کنید. با داشتن چندین ویژگی، کار شما با نرم افزار ایجاد چارت راحت‌تر شده و مطمئناً دیگران را با مهارت‌های خود تحت تأثیر قرار می‌دهید.

انواع چارت های سازمانی 

فلوچارت های سازمانی  دارای انواع و مدل های متفاوتی هستند که شما میتوانید براساس نیاز سازمانتان از آنها استفاده کنید،در زیر به بررسی انواع چارت های سازمانی و مزایا و معایب هر کدام میپردازیم:

• چارت سازمانی سلسله مراتبی
• چارت سازمانی ماتریسی
• چارت سازمانی مسطح
• ساختار شبکه‌ای
• ساختار تقسیمی
• ساختار سازمانی خطی
• ساختار سازمانی مبتنی بر تیم

چارت سازمانی سلسه مراتبی یا(Hierarchical)

این نوع چارت ساختار درونی یک سازمان را نشان می‌دهد و شامل دسته‌بندی روابط بین افراد مختلف است. چارت سلسه مراتبی به طور معمول با کارمندان ارشد در بالای چارت شروع می‌شود و به پایین می‌آیید. مثلا مدیر عامل در بالاترین جایگاه قرار می­‌گیرد، سپس معاون و پس از آن رئیس هر بخش و کارمندان را قرار می­‌گیرند و به همین ترتیب تا آخرین سمت سازمان را مشخص نماید

علاوه بر این چارت سلسه مراتبی نشان دهنده ارتباط اعضای یک تیم است،مثلاً ارتباط بین واحد بازاریابی یک شرکت با واحد تست و کیفیت.

مزایای چارت سازمانی سلسله مراتبی

• مشخص بودن روابط
• ترسیم ساده
• ایجاد انگیزه در کارمندان برای پیشرفت و رسیدن به سطوح بالاتر

معایب چارت سازمانی سلسله مراتبی

• نگاه وظیفه ای هر بخش
• بروکراسی زیاد
• ارتباطات کم در سازمان

چارت سازمانی ماتریسی یا وظیفه‌ای (Functional)

چارت سازمانی ماتریس برای سازمان هایی است که کارمندان بادی به بیش از یک مدیر گزارش بدهند.

مزایای چارت سازمانی ماتریسی (Matrix)

• پویایی
• جریان وسیع اطلاعات
• ارائه روشی قابل‌قبول برای ادغام اهداف پروژه‌ای با اهداف عملیاتی
• استفاده کارمندان از تجربه‌های یکدیگر
• استفاده مؤثر از منابع انسانی

معایب چارت سازمانی ماتریسی

• نیازمند درجه بالایی پیچیدگی
• از همکاری بین مدیریت عملیاتی و پروژه‌ای
• سردرگمی کارمندان، به دلیل اینکه باید به دو مدیر گزارش دهند.

چارت سازمانی درختی یا پروژه‌ای (Project)

چارت سازمانی درختی یا پروژه ای در واقع یک نمودار درختی است که بر اساس ساختار سازمان ترسیم  می‌شود. چارت سازمانی درختی، با ارشدترین افراد تیم در سمت چپ شروع می­کند و با ترسیم شاخه‌ها، ساختار سازمان را نشان می‌دهد.
این چارت زمانی کاربرد دارد که مدیران گزارش‌های زیادی از افراد مختلف به دست‌شان می‌رسد، که برای رسیدگی بهتر، این نوع چارت‌ها مناسب تر است

مزایای چارت سازمانی پروژه‌­ای

• برنامه­‌ریزی دقیق و منظم
• شفافیت و گزارش دهی مستقیم به مدیر پروژه
• تصمیم‌­گیری سریع و آسان
• افزایش مهارت و تجربه اعضا به دلیل حضور در پروژه‌های مختلف

معایب چارت سازمانی پروژه­‌ای

• نیاز به افراد متخصص
• موقت بودن
• استرس‌­زا بودن این چارت
• عدم احساس امنیت شغلی برای کارمندان
• ایجاد چالش‌های مدیریتی به دلیل قدرت زیاد مدیر پروژه

چارت سازمانی افقی یا مسطح (Horizontal/Flat)

این چارت، از لایه‌های مدیریتی کمتری به نسبت بقیه تشکیل شده است. در واقع به میزان کمتری سلسله مراتبی است. این چارت سازمانی درون شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌ها بیشتر مورد استفاده قرار می­‌گیرد.

مزایای چارت سازمانی افقی یا مسطح

• تخصصی سازی فعالیت­‌ها
• تصمیم‌گیری مستقل
• ایجاد خود رهبری یا خود کنترلی در یک محیط کار آزاد

معایب چارت سازمانی افقی یا مسطح

• هرکدام از کارمندان باید به یک مدیر گزارش دهند که ممکن است باعث سردرگمی آنها شود.

چارت سازمانی وظیفه‌­ای (Functional)

چارت وظیفه‌­ای چارتی است که در آن از مدیران وظیفه‌ای و متخصص استفاده می‌شود، برعکس چارت­‌های سلسله مراتبی که مدیران با مهارت‌های عمومی را به کار می­‌گیرند.

در این چارت هر مدیر سرپرستی گروهی را به عهده می‌گیرد که وظایف مشابهی دارند.

مزایای چارت سازمانی وظیفه‌­ای

• افزایش کارایی و عملکرد
• تخصصی شدن فعالیت­‌ها
• به اشتراک‌گذاری دانش و مهارت کارمندان

معایب چارت سازمانی وظیفه­‌ای

• کاهش نوآوری و دیدگاه
• کاهش انعطاف‌پذیری
• محدود شدن برخی روابط بین کارمندان
• هماهنگی ضعیف بخش‌­های افقی

چارت سازمانی خطی (Linear)

چارت خطی یکی از ساده‌ترین انواع چارت­‌های سازمانی است که در آن قدرت در رأس قرار دارد. در این نوع چارت، برای هر بخش سرپرستی تعریف ‌شده که مدیر، بر آن بخش کنترل دارد.
از ویژگی‌های اصلی این چارت داشتن ساختار اداری مستقل است. چنین ساختاری گاهی اوقات حالت خشک و دیکتاتور دارد و هر بخش وظایف خود را مستقل و بدون کمک انجام می‌دهد. این ساختار بیشتر در شرکت‌های کوچک به کار گرفته می­‌شود.

مزایای چارت سازمانی خطی

• نقش‌های مدیریتی ساده و روشن
• امکان تصمیم‌­گیری سریع
• حفظ انضباط میان کارمندان

معایب چارت سازمانی خطی

• در صورت عدم وجود مدیریت ،امکان قطع روابط تجاری و عدم حرکت شرکت وجود دارد.
• کم شدن ابتکار عمل کارمندان

طراحی نمودار و چارت های­ سازمانی

طراحی چارت های سازمانی بر عهده مدیریت ارشد یعنی مدیر‏عامل و هیئت‏ مدیره است. برای رسم چارت های سازمانی شرکت‌­ها می­‌توان از نرم‌­افزار­های مختلفی استفاده کرد که شامل :

• نرم‌افزار اکسل
• نرم‌­افزار Edrew OrgCharting
• نرم‌­افزار vision

اینجانب میلاد فلاح با ۹ سال سابقه مدیریت و موسس ۴ بیزینس فعال با چندین سال سابقه مشاوره حرفه ایی در زمینه سیستم سازی ، کوچینگ سازمانی ، آموزش منابع انسانی و استراتژی مدیریت و برند سازی می باشد با توجه به داشتن تجربه عملیاتی میتواند چالش های مدیریتی شما را تسهیل کند.

برای مشاوره و همچنین دریافت اطلاعات بیشتر درمورد دوره های آموزشی با ما در تماس بگیرید.

شماره تماس : 09120508934

برای مشاوره در امور مدیریت و شرکت با یک مشاور و مدیر عملیاتی تماس بگیرید.