مدیران در سازمان ها با توجه به نقشی که ایفا می کنند و وظایف و کارکردهایشان به دسته بندی های مختلفی تقسیم می شوند.
بعضی از مدیران ستادی هستند و نقش و وظیفه راهبردی را در سازمان بر عهده دارند و بعضی های دیگر مدیران صفی هستند که وظیفه اجرایی و عملیاتی در سازمان را بر عهده دارند. وظایف مدیران صف به گونه ای است که بطور مستقیم در تامین هدف های سازمان نقش تعیین کننده ای را دارند.
سطوح مدیران در سازمان
به فردی که در سازمان کارها را از طریق دیگران انجام می دهند مدیر می گویند.
مدیران از راه های مختلف و براساس معیار های مشخصی دسته بندی می شوند. به دلیل تفاوت چشمگیری که بین سطوح و حوزه کاری مدیران در سازمان ها وجود دارد ، هر مدیری با توجه به نوع کار، سطح سازمان و شرایط محیطی خود باید وظایف ،مهارت ها و نقش های مدیریتی خاصی را از خود نشان دهد. بر این اساس مدیران براساس نوع وظایف و فعالیت ها، در سه سطح عملیاتی، میانی و عالی طبقه بندی می شوند ما در این مقاله قصد داریم به بررسی مدیران عملیاتی بپردازیم.
عملیات چیست؟
هر سازمان مانند یک سیستم پویاست. این سیستم دارای ورودی‌ها و خروجی‌هایی است. فرآیندی که منابع ورودی را به خروجی مطلوب تبدیل می‌کند، عملیات نام دارد. باید توجه داشته باشید که خروجی سیستم لزوما جسمی فیزیکی و قابل لمس نیست و ماهیت آن بسته به اهداف سازمان تعیین می‌شود. به عنوان مثال در کارخانجات، خروجی می‌تواند یک کالا و یا محصول باشد در صورتی که ممکن است در سازمان‌های بازرگانی و خدماتی خروجی ارائه خدمت می باشد
سنجش منابع ورودی، نظارت بر چرخه‌ی پردازش و سپس کنترل خروجی‌های سیستم برعهده‌ی فردی به نام مدیر عملیاتی است.
مدیریت عملیات یا مدیریت عملیاتی (Operations Management)، حوزه‌ای از مدیریت است که با طراحی و مدیریت محصولات، فرایندها، خدمات و زنجیره تأمین در سازمان ارتباط دارد.
مدیریت عملیات شامل سه سطح تاکتیکی ، عملیاتی و راهبردی است.
سطح استراتژیک: این سطح شامل تعیین اندازه و موقعیت کارخانجات، تحلیل سامانه‌ها، تصمیم‌گیری ساختار خدمات یا شبکه‌های ارتباط از راه دور و همچنین طراحی زنجیره تأمین می‌شود.
سطح تاکتیکی :این سطح شامل تعیین ساختار و آنالیز بهره وری کارخانه، روش‌های مدیریت پروژه، انتخاب تجهیزات و جایگزینی است.
سطح عملیاتی: این سطح شامل مدیریت موجودی، برنامه ریزی و کنترل تولید، کنترل کیفیت و بازرسی، حمل‌ونقل مواد و سیاست‌های نگهداری وتعمیر تجهیزات.
مدیریت عملیاتی نوعی برنامه مفصل و کوتاه مدت است که باعث کمتر شدن مراجعه زیردستان به مدیران ارشد برای کسب تکلیف و کم کردن مراجعه مدیران به کارمندان برای نظارت بر عملکرد آنان میباشد.
مدیران عملیاتی بیشتروقتی که دارند را با زیردستان می گذرانند و وقت کمی را با همکاران ویا مدیران مافوق خود می گذرانند.
در هر سازمانی مدیر ارشد وظیفه تعیین اهداف و چشم اندازهای آن سازمان را برعهده دارد. و دستیابی به این اهداف نیازمند برنامه‌ریزی و تعیین استراتژی راهبردی است مسئول مدیریت و نظارت بر عملیات سازمان و همچنین تعیین کننده‌ی مسیر دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده برعده فردی به نام مدیر عملیاتی است.
پست مدیریت عملیات در سازمان، جایگاه خطیری است؛ به دلیل اینکه مدیرعملیاتی باید علاوه بر نظارت بر حسن اجرای فرآیندها، با نگاهی عیب‌جویانه کاستی‌ها و خلاء‌های موجود را شناسایی کند و در صدد به حداقل رساندن هدر رفت‌ها باشد.
به عبارت دیگر مدیر عملیاتی، نیروی محرکه‌ی یک سازمان به شمار می‌آید. زیرا مدیریت ارشد سازمان بدون حضور مدیرعملیاتی قادر به پیاده‌سازی برنامه‌های روی کاغذ نیست.
هدف مدیریت عملیاتی توسعه و استفاده از منابع و مواد اولیه، برای به دست آوردن کالاها یا خدمات موردنیاز مشتریان یک کسب‌وکار است.
به صورت کلی مهارت‌های مورد نیاز برای رسیدن به مقام مدیریت، به سه دسته تقسیم می‌شوند:
هر سطح از مدیریت نیازمند داشتن درجه ای مشخص از این مهارت ها است مثلا مدیران ارشد باید دارای مهارت های ذهنی مانند آینده‌نگری ،استدلال، حل مسئله و…باشند و مدیران عملیاتی در یک سازمان باید دارای مهارت های ارتباطی و فنی باشند. در زیر به بررسی این سه مهارت می پردازیم.
مهارت‌های ارتباطی: تنها سطحی که در مدیریت به صورت مستقیم بر کارمندان و کارهای انها نظارت دارد مدیر عملیاتی است.مدیران عملیاتی
پلی ارتباطی بین مدیر ارشد و کارمندان هستند که خواسته‌های و انتظارات مدیر را به کارمندان منتقل می کنند و از طرف دیگر، نتیجه کار کارمندان را به مدیر گزارش می‌دهد.
مدیران عملیاتی به دلیل اینکه خواسته ها و مطالبات مدیران ترشد را به کارمندان انتقال می دهند باید دارای صداقیت و شفافیت گفتار باشند و همچنین به دلیل سروکار داشتن با تعداد زیادی از کارمندان در طول روز، ممکن است مجبور به حضور در جلسات زیادی شوند.
یکی از اصلی‌ترین ویژگیهای یک مدیر عملیاتی خوب، مهارت در مدیریت پروژه و فرآیندهاست. او برای انجام چنین کاری در ابتدا باید با دید کل نگرانه اندازه پروژه را تعیین کند تا بتواند مدت زمان انجام کار و حدود بودجه را تخمین زند مدیر عملیاتی، باید مدیریت پروژه بداند
بهترین مدیران عملیاتی کسانی هستند که سال‌ها در جایگاه کارمندی به یک سازمان خدمت کرده اند. چنین افرادی به طور کامل با جزئیات کار آشنایی کامل دارند و تشخیص نارسایی‌ها برای آنها بسیار آسان است. از طرفی داشتن دانش تخصصی و فنی به مدیر عملیاتی این امکان را می‌دهد که ارزیابی دقیقی از کیفیت عملکرد کارمندانشان داشته باشد.
رشته ی MBA یکی از رشته‌های دانشگاهی است که می‌تواند یک مدیر عملیاتی خوب را پرورش دهد و در آن به سوال مدیر عملیاتی کیست پاسخ می‌دهد.
دانشجویان این رشته با فراگیری مهارت‌های مختلف مدیریت مانند: مالی و حسابداری، آمار و ریاضیات، تدوین استراتژی و… می توانند در مقام مدیریت عملیاتی، ناظر کیفی فرآیندها و عملکرد سازمان باشند.
مدیران عملیاتی نقش کلیدی و پر استرسی در سازمان برعهده دارند.و همواره باید در میدان عمل باشد و خواسته یا ناخواسته باید در تمامی فرآیندهای سازمان مانند ارتباط با مشتریان، ذینفعان و نمایندگی‌ها و … شرکت داشته باشند.
تا زمانی که اوضاع سازمان طبق روال عادی خود در جریان باشد، کمتر کسی متوجه اقدامات موثر مدیر عملیاتی می شود، اما به محض اینکه شرایط نامطلوب و غیر عادیدر سازمان به وجود بیاید، مقصر اصلی مدیرعملیاتی شناخته می شود.
مدیران عملیاتی دارای اختیارات زیادی هستن اما همین اختیارات زیاد باعث می شود مسئولیت این مدیران نیز افزایش پیدا کند و انتظارات نیز از این مدیران بالامی رود به همین دلیل مدیران عملیاتی باید با وظایف خود در سازمان به طور کامل آشنا باشن تا از بروز هرگونه تعارض در سازمان جلوگیری شود.
در ادامه مقاله به بررسی ده مورد از وظایف مدیران عملیاتی در سازمان ها می پردازیم:
مدیران عملیاتی به هماهنگی کارهای کسانی می پردازند که در رده مدیریت قرار ندارند. افراد این رده معمولا به نام ناظر، سرپرست و روسا یا مدیران دفتر شناخته می شوند.
، سرپرست فنی در یک بخش تحقیقاتی ،سرکارگر و سرپرست خط تولید در یک کارخانه ، سرپرست اداری در یک اداره بزرگ نمونه هایی از سرپرستان خط اول یا عملیاتی هستند. این پست ها بیشتر وقتها اولین پست هایی هستند که به وسیله کسانی پر می شوند که از طبقه پرسنل عملیاتی وارد مدیریت می شوند.
مدیران عملیاتی زندگی کاری فعالی دارند و بیشتر وقتشان صرف کارهای جاری و آنی می شود. تحقیقات نشان می دهد که مدیران عملیاتی سرشان شلوغ است و مراجعه مکرر افراد موجب انقطاع کارشان می شود، اغلب مدیران عملیاتی مجبور هستند برای نظارت در رفت و آمد باشند و برای پرسنل خود ماموریت های کاری خاص تعیین می کنند. همچنین باید برنامه عملیاتی مفصل و کوتاه مدت طرح ریزی کنند.
مدیران عملیاتی افرادی هستند که به طور مستقیم تلاش های کارمندان را نظارت می کنند و در صورت نیاز آنها را اصلاح می کنند. آنها به رفتار کارمندان جهت می دهند و با گذشت زمان، موقعیت آنها از تولید کردن به نظارت کردن ارتقاء یافته است. مدیران رده پایین تقریبا هر روزبه طور مستقیم با افراد تحت نظارت خود در تماس هستند و اصولا به دلیل موفقیتی که در ایجاد ارتباط با افراد دارند، به این شغل برگزیده شده اند. آنان نه تنها با افراد زیردست خود کار می کنند بلکه با مدیران هم سطح خود که کارشان با یکدیگر در ارتباط است نیز در تماس می باشند.
شرکت‌ها و سازمان‌های موفق برای سازماندهی هرچه بهتر امور سازمان خود، سطوح مختلفی برای مدیریت در نظر می‌گیرند. اگر سطوح مدیریت را به یک هرم تشبیه کنیم؛ در نوک هرم مدیران ارشد قرار دارند. سطح دوم به مدیران میانی اختصاص دارد و اساسی‌ترین بخش هرم که حیطه‌ی کنترل وسیعی در اختیار دارد، جایگاه مدیر عملیاتی است.
مدیر ارشد عملیات یا رئیس بخش عملیات بودن کاربسیار سختی است. در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها، از استارتاپ‌های حوزه فناوری گرفته یا شبکه‌های اجتماعی، مدیر ارشد عملیات کسی است که مسئول صحت انجام همه کارها است.برای اینکه یک مدیری عملیاتی لتواند در کار خود موفق باشد باید کارهای مختلفی را انجام دهد که در زیر ما به بررسی و توضیح چند مورد از آنها می پردازیم:
نقش مدیر عملیاتی در هر شرکتی منحصر بفرد است و به ویژگیهای شرکت و نیازهای مدیر عامل بستگی دارد. سعی کنید با مدیرعامل به ائتلافی دست پیدا کنید تا بدانید دقیقا از شما چه انتظاری دارد. ممکن است نیاز باشد بعضی از اختیارات را بدست بگیرید و از بعضی از مسئولیت‌ها دوری کنید. همواره به یاد داشته باشید که مدیر عامل و مدیر عملیات یک شرکت به نوعی شریک هم محسوب می شوند و در سود و زیان شرکت و کسب و کار شریک خواهند بود.
مشخص است که شما باید باهوش باشیدو حواستان به همه چیز باشد و مهمتر از همه سازمان یافته باشید اما عملیات به آگاهی و دانش درباره افراد مناسب و تیم درست کردن از این افراد نیز مربوط می شود. یعنی باید این افراد را شناسایی کنید و آنها را در قالب یک تیم کاری و موثر سازماندهی کنید.
همیشه سعی کنید در تغییر و گفتار خود سریع عمل کنید و با توجه به شرایط و موقعیت رفتار کنید و سخن بگوئید.و با هر کسی باید با زبان خودش صحبت کرد و شاید گاهی اوقات نیاز باشید با فرد خاصی، گفت‌وگویی خاص داشته باشید.
در هر سازمانی افرادی وجود دارند که به لحاظ جایگاه پست و مقام ارشدی ندارند اما مورد احترام همه هستند. اینها کسانی هستند که نباید با آنها دربیافتید. و بهترین کار این است که این افراد را کنار دست خود داشته باشید.
مهارت‌های مانند انطباق‌پذیری و تاب‌آوری از مهمترین عوامل موفقیت هستند و برای یک مدیر ارشد عملیات نیز داشتن این مهارت‌ها بسیار ضروری و مهم هستند. انطباق‌پذیری باعث می‌شود تفکر خلاق تثبیت شود و تفکر خلاق ویژگی بسیار ضروری در برنامه‌ریزی و اجرا کردن و طرح‌های استراتژیک است. انعطاف‌پذیری شما را قادر می‌سازد به سرعت از فرصت‌ها استفاده کنید یا اینکه با چالش‌ها مواجه شوید و تاب‌آوری نیز موجب می‌شود صبر و حوصله‌تان برای پیروزشدن بر آن چالش‌ها افزایش یابد.
به عنوان مدیرعملیاتی شما خیلی وقت ندارید. آماده بودن همیشه ارزشمند و مفید است. قبل از اینکه وارد هر چالشی بشوید سعی کنید برنامه دقیقی برای چگونگی خارج شدن از آن داشته باشید.
هر چقدر که بیشتر برای فهمیدن اینکه از هر جلسه چه می‌خواهید بدست آورید، وقت بگذارید دستاورد بیشتری نیز خواهید داشت. و هر چقدر در هر جلسه‌ای موثر‌تر و کارآمدتر باشید، افراد بیشتری در می یابند که شما به وقت آنها نیز اهمیت می‌دهید و در برابر آنها نیز از شما سپاس گذار خواهند بود.
یک مدیر عملیاتی باید ذهنتی مبتنی بر اطلاعات داشته باشد تا بتواند تصمیمات روزمره را اخذ کرده و بر چالش‌ها پیروز شود. مدیر عملیاتی موفق بر اطلاعات و آمار به عنوان ورودی‌های حیاتی تکیه می‌کند و آنها را در ارائه پیشنهادات و اتخاذ تصمیمات ملاک قرار می‌دهد
مسائل را بیش از حد پیچیده نکنید. سعی کنید همه چیز را ساده‌سازی کنید و با شفافیت و وضوح بیان کنید. به این ترتیب سوالات را خوب جواب داده‌اید و در مقابل گزارش‌های واضح و ساده و قابل فهمی نیز دریافت خواهید کرد.
هر چقدر بیشتر بتوانید موضوعات پیچیده را ساده‌تر کنید بهتر است. اگر روند کارشما پیچیده است سعی کنید به شکلی برنامه ریزی‌اش کنید که ساده به نظر برسد. به این ترتیب بازده کاری نیز بالاتر خواهد رفت. سادگی، باعث سرعت بیشتر و موفقیت بیشتر خواهد شد. علاوه بر این یک مسئله ساده را خیلی بهتر می‌توان برانداز کرده و ارزیابی کرد.
مدیر عملیاتی هم مانند هر مدیر دیگری تا زمانی خوب است که تیمش خوب باشد. اما با توجه به این آینده کار مدام در حال تغییر است، اینکه چطور تیمتان را می‌سازید، چطور توسعه‌اش می‌دهید و چطور هماهنگشان می‌کنید هم مدام تغییر می‌کند. یه عنوان یک مدیر عملیاتی، باید بدانید چه زمانی از مهارت افراد و چه زمانی از تخصص‌شان استفاده کنید.
فراموش کردن استراتژی بسیار ناخودآگاه اتفاق می‌افتد. هیچ کاری مهمتر از به یاد داشتن استراتژی و یادآوری آن به صورت مداوم نیست. هر هفته زمانی را صرف فکر کردن به موانع بزرگی که سد راه سازمان هستند کنید و سعی کنید بفهمید چطور می‌توانید از آن موانع عبور کرده و به اهدافتان برسید.
اگرچه ممکن است نتوانید بلافاصله همه مشکلات را رفع کنید اما سعی کنید مسیر رشد و پیشرفت را ترسیم کرده و هر سه ماه بررسی کنید که آیا در آن مسیر درست قرار دارید یا خیر.
در گذشته اعتقاد عموم بر این بود که مدیریت عملیات فقط در صنایع تولیدی اهمیت دارد. اکثر مردم فکر می‌کردند یه دلیل این که صنایع تولیدی باید فرایندهای زیادی را از مرحله‌ی تولید تا فروش و حتی خدمات پس‌ازفروش محصول مدیریت کنند، به همین دلیل مدیریت عملیات در آنها بسیار مهم است.
در صنایع خدماتی فرایندهای متعددی اجرا می‌شود؛ فرایندهایی مانند شناخت نیازهای مشتری و دریافت بازخورد از مشتریان در مورد خدمات. علاوه بر این، گاهی این صنایع خدماتی هستند که نیازهای مشتریان را به اطلاع صنایع تولیدی می‌رسانند. بنابراین، مدیریت عملیات در صنایع خدماتی هم به اندازه‌ی صنایع تولیدی دارای اهمیت است.
با تکمیل این فرم در گروه شبکه سازی مدیران قرار می گیرید
همچنین از آخرین دوره های آموزشی زودتر از همه مطلع می شوید
تمام حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به میلاد فلاح میباشد