گزارش کار روزانه پرسنل
ارائه گزارش کار روزانه پرسنل اگر به درخواست مدیر باشد باید حتما تهیه شود؛ زیرا این گزارش هرچند مختصر می تواند اطلاعات مفیدی به مدیر دهد تا بداند که در روز چه کارهایی توسط کدام پرسنل ها انجام شده و هر یک تا چه میزان بهره وری برای سازمان داشته اند؛ در حقیقت مدیر به واسطه این گزارش کار روزانه می تواند اقدام به بررسی و تجزیه و تحلیل نماید به شرطی که گزارش کار دقیق و صریح باشد تا وی بتواند یک آنالیز کلی داشته باشد. توجه نمایید که اگر گزارش کار روزانه به صورت کاملا دقیق و سر وقت توسط تمامی کارمندان تهیه شود می تواند سازمان را به موفقیت نزدیک و نزدیک تر کند.
به عنوان یک مدیر ضروری است که بدانید در سازمان چه می گذرد و هر یک از کارمندان چه فعالیت هایی را انجام می دهند. در واقع کسب اطلاعات روزانه از پرسنل راهی برای آگاهی از تمامی فعالیت ها است به شرطی که کارمندان در نوشتن گزارش کار روزانه نهایت دقت و توجه را داشته باشند و بتوانند بهترین گزارش ها را که امکان تجزیه و تحلیل از طریق آن ها وجود دارد ارائه دهند. البته توجه نمایید که نوشتن یک گزارش کار روزانه اصول و مراحلی دارد که باید هر یک با دقت هرچه تمام تر رعایت شوند تا این گزارش خواندنی تر شود و بتوان از طریق آن در کوتاه ترین زمان به اطلاعات مهمی دست یافت.
اگر قصد آشنایی با مراحل و اصول گزارش کار روزانه پرسنل را دارید توصیه می کنیم که حتما در ادامه این مقاله همراه ما باشید تا بتوانید با آگاهی کافی اقدام نمایید.
گزارش کار روزانه چیست؟
گزارش کار روزانه بسیار متفاوت تر از نوشتن مقاله است و نکات و فوت و فن هایی دارد که اگر بتوانید رعایت کنید قادر خواهید بود بهترین گزارش کار روزانه را ارائه دهید. در واقع گزارش کار روزانه به شرح مختصری از وقایع و اتفاقات روزانه پرسنل اشاره می کند که باید به صورت کاملا دقیق، مرتب و سر وقت مناسب ارائه شود تا برای مدیر کارایی داشته باشد.
برخی مدیران نسبت به این موضوع یعنی تهیه گزارش کار روزانه بی تفاوت هستند و خیلی به آن اهمیت نمی یدهند اما توجه نمایید که همین گزارش ها می تواند اطلاعات مفیدی به شما بدهد و شما را از نحوه کار پرسنل و میزان بهره وری هر یک آگاه کند. پس اگر به دنبال رشد و پیشرفته چشمگیر سازمان هستید باید این کار را انجام دهید؛ زیرا همین کارهای کوچک که خیلی ها انجام نمی دهند نقش بسزایی بر روی موفقیت سازمان دارد.
اهمیت گزارش کار روزانه کارمندان
برخی کارمندان به دلیل اینکه در کارشان منظم هستند و تمامی کارها را دلسوزانه انجام می دهند فکر می کنند که نیاز به تهیه گزارش کار روزانه پرسنل نیست؛ اما توجه نمایید که این گزارش کار می تواند اطلاعات خوبی به مدیر بدهد به همین خاطر بهتر است بخشی از تایم روزانه خود را به نوشتن گزارش کار روزانه اختصاص دهید.
برخی کارمندان فکر می کنند که هر روز باید یک گزارش کار روزانه تکراری بنویسند و آن را به مدیر ارائه دهند اما توجه نمایید که روزانه در سازمان ممکن است اتفاقاتی بیفتد که مدیر از آن نتواند آگاه شود و با این گزارش کار روزانه می تواند یک آنالیز کلی کند و اطلاعات مورد نیاز را کسب نماید.
توجه نمایید که مدیران کار سخت و پر مشغله ای دارند به همین خاطر ممکن است نتوانند روزانه در محل کار یا سازمان حضور داشته باشند در این صورت ضروری است که تمامی کارمندان یک گزارش کار روزانه تهیه کنند تا مدیر از تمامی اتفاقات به صورت خلاصه اما دقیق آگاه شود.
مزایای گزارش کار روزانه پرسنل
زمانی که کارمندان اقدام به تهیه گزارش کار روزانه می کنند، مدیری که نمیتواند روزانه در سازمان حضور داشته باشد و یا حضور دارد اما نمی تواند نسبت به عملکرد هر یک از کارمندان آگاه شود می تواند با در اختیار داشتن این گزارش کار روزانه هم از اتفاقات افتاده باخبر شود و هم تصمیمات مهمی اتخاذ نماید.
گزارش کار روزانه می تواند به مدیر این اطلاعات را بدهد که نیاز است چه تغییراتی در سازمان اعمال گردد، میزان بهره وری هر یک از کارمندان چقدر است، کدام کارمندان بیشتر تلاش می کنند، میزان صادق بودن کارمندان با مدیر خود و… که هر یک از این اطلاعات می تواند آگاهی مدیر را افزایش دهد.
محتوای گزارش کار روزانه پرسنل
در ابتدا باید عنوان گزارش کار روزانه را که همان موضوع اصلی است مشخص نمایید. سپس باید یک جدول گزارش کار روزانه تهیه نمایید که کنار هر یک شماره سریال، عنوان، شماره صفحه و… ذکر شده است، این جدول می تواند تمامی کارها را لیست کند و خواندن گزارش را راحت تر می کند.
سپس باید گزارش کار روزانه را با نوشتن مقدمه آغاز نمایید که در این بخش اطلاعات کلی و مختصری از کل این گزارش ارائه می شود. بعد از مقدمه باید تمامی اتفاقات روزانه را شرح دهید یعنی هر آنچه اتفاق افتاده بدون هیچ گونه کم و کاستی باید مکتوب کنید. در آخر نیاز است که یک خلاصه بنویسید و اگر پیشنهادی دارید ارائه دهید. توجه نمایید که اصلا نباید نگران رد شدن یا حتی قبول شدن پیشنهادتان باشید بلکه ضروری است اگر پیشنهادی دارید که به نظر خودتان خوب است ارائه دهید.
توجه نمایید که اگر گزارش کار روزانه شما خیلی طولانی است باید حتما یک فهرست تهیه نمایید تا هم دسترسی به اطلاعات آسان تر شود و هم با یک نگاه بتوان اطلاعات خوبی را کسب نمود.
در انتهای مقاله اگر نیاز باشد باید امضاء و نام و نام خانوادگی نویسنده گزارش کار روزانه دیده شود. برخی مدیران برای اینکه خیال‌شان راحت شود که پرسنل خودشان این گزارش را تهیه نموده اند اقدام به دریافت امضاء می کنند.
اصول گزارش کار روزانه کارمندان
اولین نکته و اصول گزارش کار روزانه این است که پرسنل با دقت هرچه تمام تر اقدام به نوشتن گزارش کار روزانه کنند. برخی کارمندان نوشتن این گزارش را می گذارند آخر شب ها که دیگر خیلی خسته هستند، با این کار هم کیفیت و هم دقت گزارش کار روزانه پایین می آید.
در نوشتن گزارش کار روزانه باید با مدیر خود صادق باشید. برخی کارمندان اقدام به نوشتن اطلاعاتی می کنند که اصلا واقعیت ندارد و صرفا فقط می خواهند مدیر را گمراه کنند.
گزارش کار روزانه را مرتب بنویسید، مدیر را گیج نکنید، حوصله او را سر نبرید و سعی کنید که یک گزارش خلاصه اما کامل بنویسید تا با خواندن آن بتوان به یک سری اطلاعات دست یافت.
یکی از مهم ترین اصول گزارش کار روزانه این است که کوتاه و خلاصه باشد. داستان نباید تعریف کنید بلکه نیاز است تنها به نکات اصلی و مهمی آن هم به صورت خلاصه اشاره نمایید.
سعی کنید که یک گزارش کار روزانه جذاب بنویسید تا مدیر تمایل بیشتری به خواندن آن داشته باشد و برایش این گزارش جذاب باشد.
جمع بندی
پیشتر راجع به تهیه گزارش کار روزانه در سایت میلاد فلاح خواندید. به عنوان یک کارمند باید گزارش کار روزانه را جدی بگیرید و اگر مدیر از شما می خواهد این گزارش را به او ارائه دهید حتما این کار را انجام دهید. نوشتن گزارش کار روزانه کار سختی نیست اما آسان هم نیست؛ بنابراین پیش از نوشتن گزارش کار روزانه در ابتدا باید فوت و فن ها و نکات نوشتن گزارش کار را یاد بگیرید تا سپس بتوانید یک گزارش کاربردی از کار را تهیه نمایید.
