نکات مهم حضور و غیاب کارکنان

در سازمان‌های کوچک و بزرگ، ثبت حضور و غیاب پرسنل از اهمیت زیادی برخوردار است. در گذشته این کار به صورت سنتی و از طریق درج در دفاتر حضور و غیاب صورت می‌گرفته است. اما امروزه دستگاه‌ها و ابزارهای مدرنی در این رابطه به بازار عرضه شده است که میتوان از آنها برای حضور و غیاب کارمندان شرکت استفاده کرد. در این مطلب قصد داریم در این رابطه صحبت کنیم و به نکات مهم حضور و غیاب کارکنان سازمان اشاره داشته باشیم.

اهمیت حضور و غیاب کارکنان در سازمان

افرادی که قصد راه‌اندازی کسب و کار کوچک یا بزرگ را دارند، باید به حضور به موقع کارکنان خود اهمیت دهند. حضور به موقع کارکنان در شرکت میتواند به موفقیت شرکت کمک کند و میزان اعتبار و اخلاق کاری کارکنان را نشان دهد. هدف اصلی وضع قوانین حضور و غیاب پرسنل، فراهم کردن یک محیط کاری حمایتی است. با وضع این قوانین میزان تایم کاری، مرخصی‌ها و همچنین تعداد کل ساعات کاری مشخص می‌شود و مدیر میتواند در رابطه با عملکرد هر یک از کارکنان شرکت اطلاع پیدا کند.

مدیریت حضور و غیاب پرسنل نه تنها برای اطلاع از ساعات کاری و مرخصی مهم است، بلکه به سازمان کمک می‌کند تا شیوه‌های دادن مرخصی به کارکنان و نیازهای آنها را بهتر دنبال نماید. با یک سیاست کاری در این رابطه میتوان بهره‌وری هر کارمند را مشخص کرده و افرادی که کمترین بهره‌وری داشته‌اند را از سایر کارکنان تفکیک کرد.

ثبت ورود و خروج کارکنان توسط دستگاه‌های حضور و غیاب

برای ثبت ورود و خروج کارکنان میتوان از دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده کرد. این دستگاه‌ها یک سیستم کامپیوتری هستند که به پرسنل سازمان این امکان را می‌دهند تا ساعت ورود و خروج خود را به طور الکترونیکی ثبت نمایند. این دستگاه‌ها دارای یک سیستم ورودی هستند که امکان ورود اطلاعات را به افراد می‌دهند. این ورودی دارای انواع مختلفی است و میتواند از نوع رمز، اثر انگشت و یا تشخیص چهره باشد.

هنگام راه‌اندازی سیستم حضور و غیاب اطلاعات پرسنل همچون چهره و یا اثر انگشت آنها به سیستم داده می‌شود. سیستم هم به آنالیز اطلاعات پرداخته و آنها را ذخیره می‌نماید. پس از آن زمانی که فرد قصد ثبت ساعت ورود یا خروج را داشته باشد، اطلاعات ارسال شده از او توسط محتویات ذخیره شده مقایسه می‌شود تا فرآیند تایید هویت او انجام شود. این مکانیزم در اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب پرسنل وجود دارد.

مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب پرسنل

در رابطه با مزایای دستگاه‌های حضور و غیاب پرسنل میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت دقیق ساعت ورود و خروج

دستگاه‌های حضور و غیاب جای روش‌های سنتی را گرفته‌اند. در واقع به جای اینکه ثبت تردد افراد به صورت دستی انجام شود، این دستگاه‌های پیشرفته به ثبت دقیق ساعت ورود و خروج افراد می‌پردازند و آنها را در سیستم خود ذخیره می‌نمایند. برای همین میتوان خیلی راحت و سریع به زمان حضور و غیاب کارکنان در شرکت دسترسی پیدا کرد.

با استفاده از سیستم حضور و غیاب میتوان به ایجاد گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه در کمترین زمان پرداخته و آنها را مورد بررسی قرار داد. همچنین از این طریق امکان مدیریت آسان شیفت‌ها فراهم است.

• تاخیر یا غیبت پرسنل

یکی از مشکلاتی که اکثر مدیران سازمان‌ها با آن مواجه هستند، تاخیر یا غیبت پرسنل است. تاخیر و غیبت زیاد کارکنان میتواند اهداف شرکت را دچار اختلال نماید و در عملکرد کارکنان دیگر مشکل ایجاد کند. حال با وجود این سیستم‌ها میتوان از میزان تاخیر یا غیبت کارکنان به خوبی اطلاع پیدا کرده و تصمیمات موثری را اتخاذ کرد.

• مشخص شدن اضافه کاری

گاهی اوقات کارکنان شرکت مجبور به حضور بیشتر در شرکت می‌شوند و به اضافه کاری می‌پردازند. ساعت اضافه کاری کارمند در سیستم حضور و غیاب به خوبی ثبت می‌شود و در انتهای ماه به دریافتی‌های او اضافه می‌گردد. مدیر سازمان با این سیستم دیگر با چالش محاسبه اضافه کاری مواجه نبوده و میتواند اضافه کاری هر یک از پرسنل را مدیریت و محاسبه نماید.

• مدیریت مرخصی‌ها

بنا بر قانون وزارت کار هر کارمندی از 2.5 روز مرخصی در هر ماه برخوردار است. با استفاده از سیستم‌های مدیر سازمان میتوان به راحتی مقوله مرخصی را مدیریت کرده و نسبت به تعداد روزها یا ساعات مرخصی اطلاع پیدا کرد.

• جلوگیری از خطاهای انسانی

در گذشته ساعت ورود و خروج افراد به صورت دستی در یک دفترچه درج می‌شده است و در پایان ماه مجموع ساعات کاری محاسبه می‌شده است. در این سیستم‌ها جای خطا زیاد بوده است. اما دستگاه‌های حضور و غیاب پیشرفته و امروزی به این شکل نیستند و از خطاهای انسانی جلوگیری می‌نمایند.

چند نکته در رابطه با حضور و غیاب کارکنان

در ادامه به چند نکته مهم در رابطه با نکات مهم در حضور و غیاب کارکنان می پردازیم:

1. برقراری یک سیاست کاری کامل و جامع

با یک سیاست جامع و رسمی میتوانید قوانین خاصی را جهت حضور و غیاب کارکنان شرکت تعیین کنید. البته قوانین باید به صورت عادلانه‌ای در نظر گرفته شوند تا هیچ تنشی در محیط کار ایجاد نگردد. در این رابطه هم میتوان به حضور کارکنان در شرکت راس یک ساعت مقرر اشاره کرد. در صورتی که کارمند بعد از ساعت مذکور در محل کار حاضر شود، برای او تاخیری در نظر گرفته می‌شود.

2. جدی گرفتن سیاست‌ها و قوانین وضع شده

پس از آنکه یک سیاست کاری کامل و جامع در رابطه با حضور و غیاب کارکنان در نظر گرفته شد، باید همواره به آن پایبند بوده و به آن عمل کرد. کارفرما باید با کسانی که قوانین را نقض می‌کنند برخورد نماید تا دیگران نیز متوجه جدیت موضوع شوند.

3. در نظر گرفتن قوانین مربوط به مرخصی

مرخصی از جمله حقوق اصلی کارکنان است که باید به آن توجه شود. برای همین کارفرما باید یک سری سیاست‌های سازمانی را در رابطه با مرخصی کارکنان در نظر بگیرد تا راحتی و آسایش آنها تامین شود.

4. در نظر گرفتن یک سیستم جامع برای ارزیابی عملکرد افراد

با استفاده از یک سیستم جامع و کارآمد همچون دستگاه حضور و غیاب، میتوان به حضور به موقع افراد در سازمان پی برده و نظم را در آن پیاده‌سازی کرد.

انواع دستگاه حضور و غیاب پرسنل

در حال حاضر دستگاه‌های حضور و غیاب زیادی وجود دارد که میتوان از هر یک از آنها برای ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان شرکت استفاده کرد. در اینجا به بررسی این دستگاه‌ها و روش‌های ثبت داده در آنها می‌پردازیم.

• دستگاه حضور و غیاب کارتی: از انواع سیستم‌های حضور و غیاب پرسنل باید به سیستم کارتی اشاره کرد که ثبت تردد در آن به وسیله کارت صورت می‌گیرد. این کارت‌ها از نوع مغناطیسی همچون RFID هستند. هر کارت دارای یک کد است که توسط میدان مغناطیسی خوانده می‌شود و اطلاعات را ثبت می‌نماید.
• سیستم حضور و غیاب انگشتی: با استفاده از اثر انگشت نیز میتوان به ثبت تردد پرداخت. از آنجایی که هر شخصی اثر انگشت خاص خود را دارد، این سیستم بسیار مطمئن است و شخصی نمیتواند به جای شخص دیگری اقدام به ثبت ساعت نماید.
• دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره: از دیگر دستگاه‌های حضور و غیاب پرسنل باید به دستگاه‌های تشخیص چهره اشاره کرد. در این روش در ابتدا اجزای صورت هر شخص اسکن و ذخیره می‌شود. پس از آن در هر بار ورود و خروج و قرار گرفتن شخص در جلوی دوربین، اجزای صورت او تشخیص داده می‌شود و ثبت ساعت انجام می‌شود.
• سیستم حضور و غیاب رمزی: از دیگر شیوه‌های ثبت تردد کارکنان شرکت، ثبت رمز ورود است. به این صورت که در ابتدا به هر فردی یک کد پرسنلی یا همان رمز داده می‌شود و فرد از طریق آن اقدام به ثبت ساعت ورود و خروج خود می‌نماید.

جمع بندی

در این مقاله از سایت میلاد فلاح درباره نکات مهم حضور و غیاب کارکنان صحبت کردیم و دانستیم، حضور و غیاب کارکنان یکی از مواردی است که برای مدیر هر سازمان و شرکتی اهمیت زیادی دارد. برای این کار میتوان از انواع دستگاه‌های حضور و غیاب امروزی و پیشرفته استفاده کرده تا ثبت ساعات ورودی و خروجی به طور دقیق و بدون خطا صورت بگیرد. با استفاده از این دستگاه‌ها و همچنین در نظر گرفتن نکات حضور و غیاب کارکنان، میتوان به مدیریت ساعات کاری، مرخصی و اضافه کاری افراد پرداخت.