سیستم کنترلی در مدیریت چیست
آگاهی از سیستم کنترلی در مدیریت به عنوان یکی از مهم ترین کارهای یک مدیر بسیار ضروری است؛ زیرا یک مدیر باید دو وظیفه نظارت و کنترل را که هر کدام معنا و مفهوم جدا از یکدیگر دارند را به خوبی اجرا کند تا تمامی کارها به صورت کاملا کنترل شده و به درستی پیش رود. هر چقدر که یک مدیر توانایی نظارت و کنترل بالایی داشته باشد آن سازمان قوی تر می شود و رشد می کند البته توجه نمایید که منظور از کنترل بررسی مداوم نیروهای انسانی بگونه ای که هم آن ها خسته شوند و هم مدیر نیست و تعریف و مفهوم کاملا جداگانه ای دارد.
افرادی که در رشته های مدیریتی تحصیل کرده اند به خوبی می دانند که یک مدیر پنج وظیفه مهم در سازمان را ایفا می کند وظایفی همچون برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل از مهم ترین کارهایی است که یک مدیر باید انجام دهد. کنترل تنها یکی از مهم ترین وظایف مدیر است که اگر به درستی انجام شود بقای سازمان نیز بیشتر می شود به همین خاطر امروزه به مدیران توصیه می شود که در برابر این وظیفه خود باهوش تر عمل کنند.
به عنوان یکی مدیر اگر با سیستم کنترلی در مدیریت خیلی آشنایی ندارید توصیه می کنیم که حتما در ادامه این مقاله همراه ما باشید تا نسبت به یکی از مهم ترین وظایف مدیر آگاه شوید.
تعریف سیستم کنترلی در مدیریت چیست؟
پیش از پرداختن به موارد دیگر ضروری است که در همین ابتدا بدانید سیستم کنترلی در مدیریت چیست تا با آگاهی کامل نسبت به یکی از مهم ترین وظایف یک مدیر بتوانیم به سراغ دیگر موارد برویم.
سیستم کنترلی در مدیریت به معنای کنترل مداوم فعالیت ها برای آگاهی از اینکه آیا تمامی کارها مطابق برنامه پیش می رود یا خیر است. یک مدیر با استفاده از سیستم کنترلی در مدیریت می تواند متوجه شود که تمامی کارها به درستی انجام می شوند و اگر این گونه نیست اقداماتی جهت اصلاح انجام می دهد یعنی هرگاه که خروجی کارها با برنامه ای که از پیش تعیین شده است همخوانی ندارد باید جهت اصلاح آن اقدام نمود.
افرادی که در رشته های مدیریتی تحصیلات تکمیلی خود را گذرانده اند با تعاریف پیچیده ای مواجه شده اند اما به صورت کلی تعریف سیستم کنترلی در مدیریت همان چیزی است که بیان کردیم. توجه نمایید که اگر خروجی کارها مطابق برنامه و با توجه به اهداف سازمان باشد یعنی همه چیز خوب پیش رفته و شاید یکی از مهم ترین دلایل آن کنترل درست مدیر باشد.
اهمیت سیستم کنترلی در مدیریت
پیشتر بیان کردیم که یکی از مهم ترین وظایف یک مدیر ایجاد سیستم کنترلی در مدیریت است؛ زیرا به واسطه این کنترل هم مدیر آگاه می شود که تمامی کارها و فعالیت های سازمان به صورت بهینه انجام می شود و هم اگر اشتباهی رخ داده باشد یا نیاز به اصلاح باشد با این کنترل مشخص می شود و اصلاحات مورد نیاز اعمال می گردد و تفویض اختیار در مدیریت را به خوبی انجام خواهد داد.
سیستم کنترلی در مدیریت یکی از کارهای ضروری است که با انجام آن سازمان نظم بی نظیری به خود می گیرد و هر یک کارمندان نسبت به وظایفی که دارند باهوش تر عمل می کنند. زمانی که یک کارمند بداند بر روی کار وی نظارت و کنترل دقیقی وجود دارد مجاب می شود تا تمامی کارها را با نظم بیشتری پیش ببرد.
کنترل موجب هماهنگی هم می شود یعنی کارمندان به صورت هماهنگ فعالیت کرده و هیچ یک از کارها به تاخیر نمی افتد؛ زیرا یک مدیر با کنترلی که دارد موجب می شود تا هماهنگی میان اعضا بیشتر شود و همه ی کارکنان همسو با اهداف سازمان فعالیت کنند.
مراحل سیستم کنترلی در مدیریت
در ابتدا باید یک استاندارد عملکرد برای کارکنان مشخص شود تا به واسطه آن پی برد که هر یک از کارمندان وظایف خود را به درستی انجام می دهند و یا از انجام درست کارها دور شده اند. مطابق این استاندارد اصلاحات مورد نیاز هم مشخص شده و اقداماتی جهت اصلاح انجام می شود.
در مرحله بعدی باید اصلاحات انجام شود یعنی زمانی که اندازه گیری ها انجام شد و متوجه شدید که نیاز به اصلاح است باید در این مرحله کار این کار را شروع کرده باشید.
در مرحله بعدی تجزیه و تحلیل کارها صورت می گیرد تا به واسطه این تجزیه و تحلیل بتوان پی برد که آیا تمامی کارها مطابق با اهداف انجام شده اند و یا خیر. در واقع در این مرحله عملکرد واقعی با عملکرد برنامه ریزی شده مقایسه می شود و به واسطه آن می توان پی برد که این عملکرد تا چه میزان به اهداف نزدیک تر یا دورتر است.
پس از اینکه مراحل پیشین به خوبی گذرانده شد مدیر در این مرحله متوجه می شود که اگر کنترل خیلی دقیق و کامل نیست اقداماتی جهت اصلاح آن انجام دهد و کنترل و نظارت را بیشتر کند. در حقیقت اگر فاصله ای میان عملکرد واقعی و عملکرد برنامه ریزی شده وجود داشته باشد باید اقداماتی جهت اصلاح این مشکل انجام داد.
در مرحله آخر زمانی که مشخص شد نیاز به اصلاح است تا فعالیت های سازمان مطابق اهدافش باشند ممکن است انجام برخی کارها تغییر کند یعنی ممکن است که نیاز به کارمندان بیشتری باشد تا این اصلاح به خوبی انجام شود. در حقیقت کارهای نهایی برای اصلاح در همین مرحله انجام می شود.
تفاوت نظارت و کنترل در مدیریت چیست؟
نظارت در سازمان سازوکار کوتاه و مختصری دارد و کاملا متفاوت از کنترل است. افرادی که موظف اند بر روی کار دیگران نظارت کنند می توانند برای انجام این کار گزارشی نیز تهیه کنند و در حقیقت با نظارت ثابت می شود که کارها چگونه و در کجا انجام شده اند و نظارت کننده خیلی بر روی کارها ریز نمی شود و نقشی در اصلاحات ندارد.
اما زمانی که صحبت از سیستم کنترلی در مدیریت است در حقیقت به یک وظیفه مهم و اساسی اشاره می کنیم که به واسطه آن تمامی مسئولیت های کارمندان ارزیابی و کنترل می شود و اگر در جایی اشتباهی رخ دهد اقداماتی جهت اصلاح این مشکل انجام می شود. در کنترل مشخص می شود که فعالیت ها همسو با اهداف و برنامه های از پیش تعیین شده است یا خیر.
یادگیری سیستم کنترلی در مدیریت به چه افرادی پیشنهاد می شود؟
کنترل یکی از مهم ترین و اصلی ترین وظایف یک مدیر است به همین خاطر به افرادی که قصد دارند به عنوان یک مدیر در جایی مشغول به کار شوند و یا مدیرانی که می خواهند خود را نسبت به وظیفه ای که دارند آگاه تر کنند باید حتما نسبت به اصول و قوانین سیستم کنترلی در مدیریت آگاه باشند و آموزش های لازم را دیده باشند.
فرقی نمی کند که یک سازمان چقدر کوچک یا چقدر بزرگ باشد در هر صورت نیاز است که به عنوان یک مدیر بتوانید فعالیت های آن سازمان را به درستی کنترل کنید. زمانی که بتوان بر روی یک سازمان کنترل درستی داشت می توان گفت که مدیریت این سازمان به خوبی انجام شده است.
اگر قصد دارید تا به عنوان یک مدیر در یک سازمان مشغول شوید و نیاز به مشاوره بیشتر دارید از مشاوره میلاد فلاح در کرج بهره مند شوید.
جمع بندی
پیشتر راجع به سیستم کنترلی در مدیریت خواندید و حالا می دانید که یک مدیر یکی از مهم ترین وظایفی که دارد کنترل دقیق است. اگر قصد دارید تا به عنوان یک مدیر در یک سازمان مشغول شوید توصیه می کنیم که حتما نقش کنترلی را به خوبی ایفا کنید تا به واسطه این کنترل بتوانید آگاه شوید که آیا تمامی کارها به درستی انجام می شوند و یا خیر. توجه نمایید که اگر کنترل در سازمان به خوبی انجام شود سازمان بهتر می تواند رشد کند.
